Die Stadt Stuttgart hat ein Mahnschreiben an den falschen Adressaten verschickt. Dass dies landesweit kein Einzelfall ist und selbst Gerichten schon ein Lapsus unterlief, zeigt der jüngste Jahresbericht des Datenschutzbeauftragten.
Ein Mahnschreiben der Stadt Stuttgart hat einen Stuttgarter jüngst in Wallung gebracht. Nicht, dass die Forderung ungerechtfertigt gewesen wäre. Bei der Mahnung, die an ihn gerichtet war, ist der Sachverhalt völlig korrekt gewesen, „eine berechtigte Forderung von Musikschulgebühren, die von mir sofort beglichen worden ist“, so Harald Hegebarth. „Allerdings war dem Brief ein zweiter Brief an eine andere Privatperson mit einer Aufstellung aller persönlichen Daten für ein Verkehrsvergehen nebst Mahnkosten beigefügt“, sagt Hegebarth, der Empfänger des Irrläufers.
Tackern, kuvertieren, sortieren
Seine Versuche, telefonisch mit der Datenschutzabteilung der Stadt zu reden, seien mehrfach ins Leere gelaufen. Eine Sachbearbeiterin habe ihn schließlich gebeten, den Brief, der ihn fälschlich erreicht hat, zu vernichten. Pannen dieser Art kämen bei automatischer Tackerung oder Kuvertierung öfters vor, soll sie gesagt und sich dankbar gezeigt haben für den Hinweis. Nun könne der Brief, der die Adressatin nicht erreicht habe, erneut zugestellt werden. „Ich bin ziemlich erstaunt über diese Verstöße gegen die geltende Datenschutzgrundverordnung“, sagt Hegebarth.
Den Ablauf im Amt schildert ein Stadtsprecher folgendermaßen: Die Schreiben und Mahnungen würden in der Fachabteilung zusammengetackert und zum maschinellen Kuvertieren „versandfertig“ in die Poststelle gegeben. Bei den Postdienstleistern würden die Sendungen dann maschinell oder händisch sortiert und ausgetragen beziehungsweise zugestellt. Folgt man diesem Ablauf, ist das falsche Anschreiben bereits im Amt an dem Brief des Beschwerdeführers hängen geblieben.
Einen Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung würde wohl auch der Datenschutzbeauftragte des Landes sehen. In seinem Jahresbericht 2021 finden sich einige Beispiele für ähnliche Pannen. In einem Fall seien in seiner Dienststelle drei Akten mit personenbezogenen Daten eingegangen, die nicht für den Datenschützer bestimmt waren. Bei der Versendung von Post sei es unerlässlich, den Empfänger zu überprüfen, mahnt Stefan Brink, und empfiehlt „strukturierte Arbeitsabläufe und die Einführung eines Vieraugenprinzips“. Selbst Gerichten unterlaufen Datenpannen. Ein Amtsgericht etwa hat in einem Beschluss aufgelistet, welche Gegenstände in den Räumen zweier Zeugen beschlagnahmt worden sind. „Bei der Versendung der Beschlüsse kam es zu einer Verwechslung. Beide Zeugen erhielten jeweils den Beschluss, der sich auf die Räumlichkeiten und die dort sichergestellten Gegenstände des anderen Zeugen bezog.“ Das Amtsgericht habe die Verletzung des Datenschutzes „sofort eingeräumt“ und die Mitarbeiter der Abteilung „für die Belange des Datenschutzes sensibilisiert“.
Skurrile Fälle aus der Praxis
Beschwerde beim Land
„Wir erhalten kaum Beschwerden über falsch zugestellte Anschreiben – von einer Häufung kann daher nicht die Rede sein“, beteuert ein Sprecher der Stadt Stuttgart. Hegebarth hat zuletzt doch noch den Datenschutzbeauftragten der Stadt erreicht. Er wird ihm nun den Vorgang schriftlich schildern, damit Konsequenzen gezogen werden können für den Ablauf beim Versand.