Wie in der altehrwürdigen Ablage der Brief, so bekommt jede E-Mail ihren Platz. Foto: Bildagentur-online

Es gibt Hilfe beim Aufräumen der E-Mail-Flut - Regeln zum Umgang mit den Nachrichten aufstellen.

Hamburg - Elektronische Post ist oft ein Fluch. Überquellende Postfächer halten Büroarbeiter von ihren eigentlichen Aufgaben ab. Zumindest sehen das Psychologen und Arbeitsexperten so. Dabei ist Ordnung halten im Mailfach nicht schwer wie ein Beispiel aus Hamburg zeigt.

„Pling” ertönt es aus dem kleinen Lautsprecher am Bildschirm. Eine neue E-Mail rauscht ins Postfach. „Nicht schon wieder!”, denken da gestresste Büroarbeiter. Nicht so Evi Rodemann. Die Hamburgerin beherrscht als Assistentin des Vorstandes der Trimet Aluminiumwerke die Ordnung am Arbeitsplatz. Bis zu 50 elektronische Nachrichten erhält die Bürokraft täglich - Spams nicht mitgerechnet. Dass sie die vielen Mails nicht vom Erledigen der eigentlichen Arbeit abhalten, hat einen Grund: Vor kurzem hat Rodemann aufgeräumt. Und klare Strukturen geschaffen. Seither gelten im Unternehmen Regeln für den Umgang mit E-Mails. Nach ihnen haben etliche Kollegen ihre E-Mail-Flut gebändigt.

Geholfen hat dabei der Stuttgarter Matthias Alber. Er sagt: „Kein Mensch ist E-Mail-Schreiber von Beruf.” Der 27-jährige EDV-Experte tourt durch ganz Deutschland und räumt im Auftrag von Industrieunternehmen, Versicherungen und Non-Profit-Organisationen elektronische Postfächer auf. Oder gibt EDV-Ablagesystemen nach den Prinzipien aus dem Buch von Jürgen Kurz „Für immer aufgeräumt” eine Struktur.

Auch bei Trimet hat die Beratungsfirma für Ordnung gesorgt. Rodemann und ihre Kollegen richteten neben dem E-Mail-Programm Lotus Notes ein separates Laufwerk ein. Strukturiert nach verschiedenen Ordnern legen seither alle 300 Mitarbeiter einheitlich Protokolle, allgemein zugängliche Mails und Mitarbeiterpläne nach vorgegebenen Ziffern ab. Das schafft Luft im E-MailFach. Auch wurde vereinbart, dass alle alten Mails ungeprüft in ein Archiv wandern. „Seither hat mein Chef seinen Posteingang von mehr als 4000 dauerhaft auf 25 E-Mails reduziert”, beschreibt Rodemann den Erfolg der Aufräumaktion.

Zudem stellten die Trimet-Mitarbeiter Regeln im Umgang mit Mails auf. Eine besagt etwa, dass auf eine elektronische Nachricht innerhalb von 36 Stunden reagiert werden muss. Oder dass die Betreffzeile nicht leer bleibt, sondern dort bereits das konkrete Anliegen steht. Etwa: „Beamer ausleihen, 2. März, 14 Uhr?” oder „Bitte Kalkulation/Angebot 2011-0555 prüfen, Freigabe bis Freitag”. Sinnvoll ist die Vereinbarung, wie ein „cc” gesetzt wird und was das „In-Kopie-Setzen” bedeutet - nämlich „nicht darauf zu reagieren, sondern eine Nachricht lediglich zur Kenntnis zu nehmen”, wie Rodemann erklärt. Weil nicht alle Kollegen mit Nutzungsmöglichkeiten von Lotus Notes vertraut waren, organisierte sie Schulungen.

Experte Alber fasst zusammen, worauf es beim Umgang mit E-Mails ankommt: „Der erhoffte Zeitgewinn klappt nur, wenn die E-Mail-Korrespondenz darauf beschränkt ist, sich mit Kollegen und Kunden über wichtige Inhalte auszutauschen. Nicht, um zu diskutieren.” Darüber hinaus sollten Ordnungssysteme aus dem Büro auf die EDV übertragen werden. Diese helfe, Mails wieder zu finden. Eine weitere Grundregel lautet: „Wer eine Mail öffnet, muss damit etwas machen: archivieren, beantworten oder löschen”, so Alber.