Saskia Esken, die neue SPD-Vorsitzende, ist mit Vorwürfen zu ihrer Zeit im Vorstand des baden-württembergischen Elternbeirats konfrontiert. Foto: dpa/Michael Kappeler

Die Kündigungsaffäre um SPD-Chefin Saskia Esken hat die Frage aufgeworfen, wann ein Arbeitgeber in die Mail-Accounts seiner Angestellten schauen darf. Die Antwort hängt stark davon ab, ob private Mails zugelassen sind.

Stuttgart - Die SPD-Vorsitzende Saskia Esken steht in der Kritik, weil in ihrer Zeit im Vorstand des Landeselternbeirats Baden-Württemberg (LEB) bei einer Mitarbeiterin der Beiratsgeschäftsstelle ein Computer durchforstet und E-Mails gesichtet wurden. Der Datenschutzbeauftragte des Landes urteilte in dem konkreten Fall, dass „diese Maßnahme rechtswidrig“ war.

Immer wieder kommt es in Betrieben zu Konflikten, weil Arbeitnehmer ihren Computer im Büro gesetzwidrig für private Zwecke nutzen oder weil der Arbeitgeber unrechtmäßig Einsicht in Accounts nimmt. Deshalb stellt sich für viele die Frage: Wann darf ein Chef die E-Mails seiner Angestellten mitlesen?

Hier ein Überblick über die Rechtslage:

Was ist so interessant an E-Mails?

E-Mails gehören heute fast überall zum betrieblichen Alltag. Der Arbeitgeber hat ein starkes Interesse zu wissen, wie die geschäftliche Korrespondenz in seinem Unternehmen aussieht. Manchmal bestehen auch gesetzliche Aufbewahrungspflichten, für die er Sorge tragen muss.

Wann ist Mitlesen erlaubt?

Ein Zugriff des Arbeitgebers auf ein E-Mail-Postfach des Angestellten ist nur zulässig, wenn es dafür eine Rechtsgrundlage gibt – zum Beispiel im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Eine Totalüberwachung der Mitarbeiter ist unzulässig. Ein heimlicher Zugriff zu Zwecken der Leistungs- und Verhaltenskontrolle von Mitarbeitern ist nie erlaubt.

Der Zugriff auf die Daten muss immer im Rahmen der Erforderlichkeit bleiben. Es muss einen Grund geben, warum der Arbeitgeber Einsicht nehmen will. Und ihm dürfen keine milderen Mittel zur Erreichung des Ziels zur Verfügung stehen. Eine wichtige Rolle spielt, ob es sich um ein rein dienstliches E-Mail-Postfach handelt oder um ein solches, das auch für private Korrespondenz genutzt werden darf.

Wie ist die Lage bei rein dienstlichen Postfächern?

Hat der Arbeitgeber die private Nutzung eines betrieblichen E-Mail-Kontos nicht gestattet, hat er durchaus weitreichende Kontrollbefugnisse. „Anlassbezogen darf er reinschauen“, sagt Stefan Brink, Datenschutzbeauftragter des Landes Baden-Württemberg. „Er darf auch stichprobenartig kontrollieren, ob die Mitarbeiter sich ordentlich benehmen: ob sie höflich sind, ob sie die Vorgaben einhalten. Er darf aber nie den gesamten Account durchsuchen und schauen, was er da so findet.“ Stößt der Arbeitgeber in einem solchen rein dienstlichen Account auf Mails, die sich als privat herausstellen, muss er die Lektüre sofort einstellen.

Wie steht es um die E-Mail-Kontrolle bei erlaubter Privatnutzung?

Erlaubt oder duldet der Arbeitgeber die private Nutzung des eigentlich dienstlichen E-Mail-Accounts, verliert er sein Recht auf Einsichtnahme. Denn sonst würde er die Privatsphäre seines Mitarbeiters verletzen. „Deshalb sagen wir den Arbeitgebern immer: Passt auf!“, sagt Datenschützer Brink. „Verbietet euren Mitarbeitern, den dienstlichen Account für private Zwecke zu nutzen. Sonst verliert ihr das Recht hineinzuschauen.“

Worauf sollte ein Arbeitnehmer achten?

„Der entscheidende Punkt ist: die Mitarbeiter müssen sich immer im Klaren darüber sein, was sie dürfen und was nicht“, betont Brink. In jedem Fall muss der Mitarbeiter über einen Zugriff auf sein E-Mail-Fach unterrichtet werden. „Es gibt eine Informationspflicht“, so Brink. Im besten Fall ist ein Datenschutzbeauftragter oder ein Vertreter des Betriebsrats beim Blick in den Account dabei.

Hat Ihnen der Artikel gefallen? Jetzt teilen: