Geschäftsreisen sind notwendig. Dienstliche Aufenthalte in fernen Ländern sind aufwendig zu planen und bedürfen genauer Vorbereitung.
Drei sudanesische Frauen mit bunten Kopftüchern blicken Carsten Haub gespannt an. In seinem Übergangsbüro ist es heute wieder sehr warm, und der junge Deutsche hat seine Anzugjacke schon über den Stuhl gehängt. An der Holzstellwand hängen Bilder von Tomaten und Möhren, neben das Werbeplakat eines Mähdreschers hat jemand eine Weltkarte mit Vegetationszonen gepinnt. In den einfachen, grauen Regalen stehen meterweise Bücher über Landwirtschaft. Auf rund acht Wochen jährlich schätzt Carsten Haub seine Aufenthaltsdauer in Ostafrika, erst im September war er wieder in Khartum. Für das Projekt GMFS der Europäischen Raumfahrtagentur ESA fliegt der Agraringenieur regelmäßig nach Äthiopien und in den Sudan.
'Bei Global Monitoring for Food Security geht es darum, mit Satellitendaten frühzeitig Ernteerträge vorherzusagen, um auf mögliche Hungerkrisen reagieren zu können', erklärt Haub. Seit vielen Jahren ist er für das Münsteraner Unternehmen EFTAS in der ganzen Welt unterwegs, um mit modernsten Methoden der Fernerkundung Probleme in der Landwirtschaft zu lösen. Geschäftsreisen in die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind für Inhaber des deutschen Passes problemlos möglich. Andere Länder fordern selbst bei Kurzaufenthalten die Beantragung einer Einreisegenehmigung. 'Das Visum für den Sudan bekomme ich nur bei der Botschaft in Berlin, dazu benötige ich dann noch eine offizielle Einladung', erklärt Carsten Haub die aufwendigen Bestimmungen.
Für ausgewählte Länder sind ergänzende Unterlagen notwendig
Doch auch für weniger exotische Länder kann man die Ausstellung von Genehmigungen längere Zeit in Anspruch nehmen. Die Erlaubnis zur nichttouristischen Einreise in die USA wird in den US-Botschaften in Berlin, Frankfurt und München erteilt, je nach Standort gibt es unterschiedliche Wartezeiten auf einen Termin. Für ausgewählte Länder sind ergänzende Unterlagen für das Business-Visum notwendig: Hierbei kann es sich um förmliche Einladungen des ausländischen Geschäftspartners handeln oder um Beschäftigungsnachweise und Aufträge, die exakt den Vorgaben der zuständigen Behörde entsprechen müssen. Wer unsicher ist, greift auf einen Visa-Service zurück: Einige Agenturen sind auf bestimmte Länder spezialisiert, andere übernehmen Konsulardienstleistungen weltweit.
Details zu aktuellen Einreisebestimmungen liefern die Seiten des Auswärtigen Amts. Reise- und Sicherheitshinweise, Zollvorschriften und medizinischer Rat sind seit kurzem auch per App abrufbar. Zu beachten sind insbesondere bei Flügen in Krisengebiete die aktuellen Warnungen. Wie lang ist der Reisepass noch gültig? Welcher Führerschein wird im Zielland anerkannt? Ist der Impfpass auf dem neuesten Stand? 'Bei Tropenreisen hilft ein Gesundheitscheck beim Spezialisten, dieser weiß auch Rat hinsichtlich der Malaria-Prophylaxe.' Carsten Haub ist Experte bei der Reisevorbereitung.
Zudem muss der Versicherungsschutz die großen Risiken Krankheit und Unfall abdecken. 'Zunächst einmal gilt der gesetzliche Krankenversicherungsschutz nur in der Europäischen Union und in Ländern, mit denen wir ein sogenanntes Sozialversicherungsabkommen über die Krankenversicherung geschlossen haben', erklärt Andreas Opitz. Als Geschäftsführer der BDAE-Gruppe - Bund der Auslands-Erwerbstätigen - empfiehlt er: 'Eine gute Auslandskrankenversicherung gilt nicht nur für ein bestimmtes Land, sie bietet vielmehr eine weltweite Absicherung.'
Oft ist eine private Zusatzversicherung ratsam
Die Zusatzpolice kostet wenige Euro im Jahr, dafür holt der Versicherer den Patienten im Krankheitsfall auch nach Hause. Eine gesetzliche Unfallversicherung schützt Arbeitnehmer bei geschäftsbezogenen Tätigkeiten, rein private Aktivitäten während des Aufenthalts sind nicht erfasst. Der Umfang der medizinischen Versorgung bei Unfällen ist darüber hinaus abhängig von den vorgeschriebenen Leistungen des jeweiligen Landes. Oft ist eine private Zusatzversicherung ratsam. Führt die Reise in ein Krisengebiet, sind die Details vorab mit dem Versicherer zu klären.
Gerade bei Geschäftsreisen fällt das Handgepäck größer aus, denn wenn der Koffer verloren geht, muss die kleine Tasche für den Termin ausreichen. Alle Reisedokumente vom Pass über Visum, Krankenversicherungskarte, Reiseplan bis hin zu Buchungsbestätigungen sind griffbereit zu verstauen - Kopien kommen in den Koffer. Zu Smartphone, Tablet und Notebook gehören auch die entsprechenden Ladegeräte ins Handgepäck. Bargeld, Kreditkarten und Ausweise sollten in getrennten Taschen aufbewahrt werden. 'Im Sudan ist der Einsatz von Kreditkarten strikt verboten, so dass ich immer ein Bündel Bargeld dabeihaben muss', bringt Carsten Haub ein Extrembeispiel. Neben dem möglichen Diebstahl von Wertgegenständen besteht zudem die Gefahr, dass Schriftstücke und Firmendaten in falsche Hände geraten.
Mitarbeiter sollten deshalb Dokumente oder Datenträger immer bei sich haben und nicht im Hotelzimmer oder in fremden Tagungs- und Büroräumen zurücklassen. Auch Hotelsafes bieten je nach Reiseland nicht immer ausreichenden Schutz. Die Umfrage 'Chefsache Business Travel' von Travel Management Companies im Deutschen Reise-Verband DRV deckt auf: Jede zweite Firma missachtet die arbeitsrechtliche Sorgfaltspflicht und lässt Mitarbeiter auf Dienstreisen allein. 'Die Studie zeigt, dass die meisten Unternehmen nicht auf unvorhersehbare Ereignisse vorbereitet sind, die bei Geschäftsreisen auftreten können', sagt Stefan Vorndran, Vorsitzender des Ausschusses Business Travel beim DRV.
Dabei bestehen Risiken nicht nur bei Reisen in Krisengebiete, auch in sicheren Ländern können überraschende Warnstreiks oder Unwetter die Geschäftsreise stören. Gerade kleinere Unternehmen kümmerten sich selten um das Risikomanagement und gefährden dabei nicht nur den Mitarbeiter: Kommt ein Arbeitgeber der gesetzlichen Fürsorgepflicht nicht nach, drohen finanzielle und juristische Sanktionen.